Управление проектами:
инструменты запуска проекта
Управление бюджетом, ресурсами, коммуникациями. Матрица распределения ответственности
УРОК 3
Управлять ресурсами — учитывать время, бюджет, занятость сотрудников, а если каких-то ресурсов нет, то закладывать время на их поиск. Например, нам нужно время, чтобы найти подрядчика для изготовления флаеров. Хотя в результатах проекта этот пункт может быть указан так: «Распечатано 300 флаеров с нашим логотипом».
Хорошей практикой будет планирование задач с участием исполнителей, потому что они уже делали такие задачи и знают, сколько нужно времени, а также расскажут, какая у них сейчас нагрузка.
Хорошей практикой будет планирование задач с участием исполнителей, потому что они уже делали такие задачи и знают, сколько нужно времени, а также расскажут, какая у них сейчас нагрузка.
Основные правила работы команды на проекте:
Полезный инструмент для ведения задач — Wrike.
- Договориться, кто за что отвечает и в какие сроки.
- Решить, как часто будет синхронизация по проекту.
- Определить, в какие сроки исполнители обновляют статусы по задачам.
Полезный инструмент для ведения задач — Wrike.
— согласованные и прописанные роли всех участников или команд проекта.
Матрица распределения ответственности
Что означает управление ресурсами и как это влияет на дедлайны.
Как матрица ответственности помогает управлять задачами кросс-функциональной команды.
В этом уроке разберем:
1
2
Чаще всего используют четыре роли:
МАТРИЦА
ОТВЕТСТВЕННОСТИ
ОТВЕТСТВЕННОСТИ
ЗАКАЗЧИК
ИСПОЛНИТЕЛЬ
ИНФОРМАТОР
КОНТРОЛЕР
Можно адаптировать эти роли или ввести новые под ваш проект. Например, можно заменить информатора на аудитора — внешнего эксперта, который будет оценивать предварительный результат проекта.
Управление коммуникацией включает в себя регулярные встречи и ведение протокола.
Управление коммуникацией включает в себя регулярные встречи и ведение протокола.
Протоколы встреч можно отправлять в проектную группу в Телеграме и фиксировать в любой программе, где ведется вся информация о проекте.
Есть более короткий формат записи встреч (follow-up). В него входит:
- Название проекта. Тема встречи, дата.
- Что нужно сделать, сроки и ответственные.
- Ссылки на дополнительные материалы.
ПРИМЕР
ПРОТОКОЛ ВСТРЕЧИ
ВКЛЮЧАЕТ:
ВКЛЮЧАЕТ:
Дату, список участников.
Перечень договоренностей.
Список дальнейших шагов и сроки.
Ссылку на страницу проекта.
Перечень договоренностей.
Список дальнейших шагов и сроки.
Ссылку на страницу проекта.
Подведем итоги урока
Управлять ресурсами — делать так, чтобы люди не перерабатывали, а бюджет не вырос к завершению проекта больше чем на 5%.
Полезные ссылки
1
2
Важно согласовать и прописать матрицу ответственности с ролями: заказчик, исполнитель, информатор и контроллер, со всеми участниками проекта. Это поможет сразу распределить зоны ответственности.
3
О времени и регулярности встреч нужно договариваться заранее со всеми участниками. Это поможет каждому подготовить информацию о статусе своей задачи к нужному сроку.
4
Результаты встреч нужно фиксировать в протоколе и отправлять всем участникам проекта.
